Tornando as Reuniões Mais Eficazes...

Quantas de nossas reuniões são realmente eficazes e surtem o resultado esperado?

As vezes passamos o dia em reuniões intermináveis e improdutivas, que só atrapalham nossa agenda e não vão gerar nenhum tipo de resultado prático. Para evitarmos este tipo de situação, listo abaixo algumas dicas que podem nos ajudar a tornar nossas reuniões mais dinâmicas e produtivas:

1.Só marque uma reunião se ela for realmente necessária. Muitas vezes problemas rotineiros podem ser resolvidas com um simples telefonema ou ida até a mesa do colega para uma conversar rápida;

2.Caso a reunião seja inevitável, sempre encaminhe na convocação os assuntos que realmente serão abordados para que a pessoa que recebe o convite analise se sua participação é relamente necessária;

3.Determine o tempo máximo da reunião e seja criterioso neste sentido. Jamais ultrapasse o tempo limite determinado para aquela reunião. Algumas empresas até colocam um cronômetro na sala. Isso faz com que os participantes realmente respeitem o horário estipulado;

4.Determine um responsável por conduzir a reunião. Não necessariamente deve ser alguém previamente determinado. Pode ser alguém escolhido pelo próprio grupo. Esta pessoa terá a função de conduzir a reunião da melhor forma possível, respeitando o tema e o tempo e procurando evitar conversas paralelas que atrapalhem a reunião;

5.Sempre redija uma ata após a reunião com datas e pessoas responsáveis por conduzir cada etapa posterior necessária. Isso ajudará o grupo a acompanhar se o que foi discutido esta realmente sendo colocado em prática;

6.Não inicie a reunião com atrasos. Inicie sempre no horário determinado. Se alguém se atrasar, esta pessoa ficará constrangida e com certeza não chegará após o horário nas próximas reuniões.

7.Por fim, nunca deixe que uma reunião dure mais do que 2 horas. Estudos comprovam que após este período, as pessoas não conseguem mais ter o mesmo nível de concentração e atenção ao que esta sendo discutido. Se realmente for necessário, talvez o melhor seja marcar uma outra reunião para continuar a discutir o tema.

Com estas dicas, fica mais fácil tornar nossa agenda mais tranquila e fazer com que tenhamos mais tempo para cuidar de outros assuntos.