Organizando o Inventário Físico Anual

O inventário físico é um processo muito comum a praticamente todas as indústrias. Consiste em equalizar os estoques que se tem fisicamente nos almoxarifados e os dados que estão registrados no sistema. Aparentemente, este é um processo simples já que é só contar os estoques e conferir com os registros gravados nos livros contábeis e no ERP utilizado pela empresa. Porém, para que este processo se torne simples, é preciso uma boa organização prévia, para que se evite surpresas e inconsistências. Seguem algumas dicas para tornar esta atividade a mais simples possível:

1.Inexistência de materiais em processo. Antes de iniciar o processo de inventário, é necessário que todas as ordens de produção, ou seja, tudo o que estiver em processo de fabricação, seja finalizado até a data do inventário ou então o material seja devolvido ao almoxarifado. Quando temos materiais na produção e estes não foram baixados dos estoques ou ainda consumiram outros materiais armazenados, possivelmente teremos problemas nas contagens;

2.Procure fazer todos os ajustes necessários nos estoques durante o mês que antecede o inventário. Movimentações muito próximas as datas do evento podem gerar desconfortos aos auditores que acompanharão o processo.

3.Se você possui materiais seus em poder de terceiros, solicite a chamada carta de circularização, onde o fornecedor deve enviar em um papel timbrado o total em quantidade e valor dos seus materiais que estão em poder dele. Desta forma, é possível fazer o batimento desta conta no seu balanço;

4.A organização do almoxarifado deve ser feita previamente, de forma a facilitar os processos de contagem;

5.As contagens devem ser independentes, ou seja, a pessoa que fez a primeira contagem não deve fazer a segunda, a terceira etc. Isso demonstra uma maior transparências e imparcialidade nos processos de contagem dos materiais;

6.As fichas de contagens devem ser em papéis de cores diferentes. Esta é uma forma visual de diferenciarmos as contagens. Isso facilita muito para as equipes participantes;

7.Busque sempre alinhar com os auditores os procedimentos gerais para o inventário. Redija um documento ou um procedimento com as especificações e detalhes para que todo o processo seja bem claro para ambas as partes;

8.Por último mas não menos importante, certifique-se de que nenhum tipo de movimentação seja feita nos dias do inventário. Isso com certeza trará problemas para você nas contagens e com os auditores.

Há também algumas outras formas e critérios de seleção de materiais para o inventário físico. Podemos nos utilizar do inventário cíclico (contagens dos itens mais importantes durante o ano todo, sem a necessidade do inventário anual), podemos selecionar os itens através de uma curva ABC, para selecionar apenas os mais relevantes etc. Estes aspectos serão detalhados em artigos posteriores. Mas o importante é que você procure sempre trabalhar da forma mais adequada a realidade da sua empresa.